【発送オペレーションの進行管理】健康管理サービスの通知物をスムーズに届ける仕組みづくり

募集背景 「健康で豊かな人生をすべての人に」 日本は「超高齢社会」に突入し、社会保障費が急増しています。医療機関を受診した際の本人負担額を3割とする現在の制度を維持することも難しくなりつつあり、このままでは日本の医療体制が崩壊する恐れがあります。 この問題に立ち向かうべく、当社は健康保険組合や共済組合、協会けんぽといった保険者に対し、医療保険加入者の健康増進や医療費の適正化に向けた保健事業の支援を行っています。具体的には、未受診者への健診推奨や、生活習慣病リスクがある方への受診勧奨手紙の送付、個人向けICTサービス「Pep Up」内での健康イベント開催など、アプローチは多岐にわたります。近年、こうしたサービスへのニーズは急速に高まっており、導入いただくお客様も年々増加しています。 保険者の皆様が、これまで以上に加入者の健康増進や医療費問題に注力できる環境を安定して提供するため、私たちは「通知サービスの提供」に特化したお客様のサポート（製造から配送まで）を担います。 日本の社会問題である医療崩壊を防ぐという大きな目的のもと、社内外の課題を見出し、前向きに改善へ取り組んでいただける仲間を求めています。 仕事内容 健康保険組合等のお客様に向けた通知物発送サービスの正確なオペレーション実行、および業務の仕組みづくり・改善をお任せします。 まずは日々の発送業務（顧客対応、データ作成、業者手配など）を正確に遂行いただき、業務の流れを把握していただきます。その上で、運用担当者としての視点を活かし、ミスを未然に防ぐ仕組みづくりや、AIツールを活用した業務効率化のアイデア出し・実行など、チームの運営改善にも主体的に関わっていただくポジションです。 【発送する通知物の一例】 ジェネリック医薬品の利用促進通知： 現在服用している薬からジェネリック医薬品に切り替えた場合の差額を提示し、個人の負担軽減および全体の医療費抑制を促す通知 医療機関への受診勧奨通知： 健康診断の結果、医師の診察が必要と判定された方へ向けて、病気の発症や重症化、合併症を防ぐために早期受診や治療再開をお勧めする通知 具体的な業務内容 案件の受注後、納期に合わせて通知物のデータ処理・印刷手配から出荷までの全工程の進捗をコントロールしていただきます。作業スケジューリング（受付処理）から、各フェーズにおける進捗管理、実績の一元管理までを担う重要なポジションです。 内製（自社作業場での製造）に係る業務 実務オペレーション： 通知物（納品物）の最終品質のチェック 出荷対応： 納期に応じた郵送業者の手配および出荷作業 資材管理： 封筒の在庫管理、ダンボール等の備品管理 外注（委託業者）に係る業務 発注・進行： 委託先への発注内容の確認、および入稿手続き 進行管理・事務（一元管理） 案件コントロール： 月間150〜350件の案件に対し、各フェーズ（受注〜製造〜納品）での進捗管理 顧客対応： 納品書・検収書の作成、納品連絡、出荷に関する問い合わせ対応 クロージング処理： 発送・出荷完了後の実績管理、領収書等の書類管理、各種管理ツールのステータス更新（営業部への連携）、実績データの統合・一元管理 この仕事で得られるもの 的確な受発注対応とベンダーコントロール力 確実な進行管理力と納期調整力 業務を通じて高まる健康意識・ヘルスケアリテラシー ミスを防ぐ正確な事務処理・品質管理能力 応募条件 ■必須条件 事務、営業事務、進行管理などの実務経験 複数の案件を並行してミスなく進めるマルチタスク力、正確なデータ処理ができる方 個人情報等の機微情報の取り扱い経験 （※顧客データや会員情報などを扱う事務経験があれば、業界は問いません） 自発的な業務改善への興味・経験 ルーティンワークをこなすだけでなく、「もっと効率化できないか」「ミスを防ぐために手順を変えられないか」と考え、実際に行動した経験（規模不問、Excelのちょっとした工夫等でも可） PC技能(タッチタイピング、ショートカットキー操作、Excel関数（VLOOKUPやSUMIFなどを抵抗なく使えるレベル ）） 電話対応経験（一次受け、取り次ぎなど）があり、抵抗がないこと 週5日出社が可能な方 ※医療データや健診結果など、極めて機微な個人情報を安全に取り扱う（セキュリティを担保する）ため、原則としてオフィス出社での業務となります ■歓迎条件 作業現場や物流センターでの実務管理経験 納期管理、進捗管理、またはチーム運営の経験 ベンダー・外部業者との折衝経験 外部の印刷会社、加工業者、配送業者などに対する発注・納期調整・品質管理の経験がある方 品質管理および改善活動の経験 製造工程におけるミス防止のためのチェック体制構築や、作業効率化（5Sの推進、動線改善、手順の標準化など）に取り組んだ経験がある方 資材・在庫管理の経験 物品の在庫数管理、発注点管理、備品管理など、適正な在庫レベルを維持・運用した経験がある方 ■求める人物像 通知作成（封入・封緘）の実務からシステムを活用した作業手配・日々の進捗管理までを担い、現場の要（現場監督）として長く安定してご活躍いただける方を募集します。具体的には以下のような志向・スキルをお持ちの方を想定しています。 正確性とスピードの両立 機微情報を扱う責任を理解し、定められたルールを厳守しながら、迅速かつ丁寧に日々の実務を完遂できる方 前向きな対人コミュニケーション 社内外への交渉やリマインドにおいて、感情的にならず、健全でスムーズな関係構築ができる方 現場のサポートと管理 共に働く複数名のパート従業員に寄り添い、円滑に作業を進めるための的確な指示や業務サポートができる方 冷静なトラブルシューティング 突発的なイレギュラーが発生した際も、情報漏洩等のリスク（安全性）を最優先に配慮し、周囲と連携して柔軟に対応できる方 現場目線の業務改善 日々のルーティンに甘んじることなく課題を発見し、「より安全・効率的に進めるにはどうすべきか」を考え、改善に向けて行動できる方