Assistant(e) de Gestion (H/F)

Intitulé du poste Assistante de Gestion Finalité du poste Assurer la gestion administrative des achats, le suivi des bons de commande, le contrôle des factures, le suivi de l'intérim ainsi que diverses activités d'administration du personnel afin de garantir la fiabilité des processus administratifs et financiers de l'agence. Missions principales 1. Gestion des achats et des bons de commande Créer les demandes d'achat dans les outils dédiés. Assurer le suivi des circuits de validation. Vérifier la conformité des informations saisies (prix, fournisseurs, quantités, imputations). Solliciter et analyser les devis fournisseurs. Contrôler l'absence de doublons dans les demandes et commandes. Émettre les bons de commande et assurer leur suivi jusqu'à réception. Vérifier les accusés de réception fournisseurs. Consulter les catalogues fournisseurs et comparer les offres en termes de coûts, délais et conditions. Travailler en coordination avec le service Achats lorsque nécessaire. 2. Gestion et contrôle des factures Vérifier la conformité entre les factures reçues et les bons de commande émis. Identifier et traiter les anomalies de facturation (écarts de prix, quantités, doublons, erreurs administratives). Assurer le lien avec les services comptables pour la résolution des litiges et le paiement des factures. Garantir la qualité et la traçabilité des données administratives associées. 3. Suivi budgétaire et contrôle de gestion Participer au suivi des dépenses de l'agence. Contribuer aux opérations de clôture mensuelle. Assurer le suivi administratif des refacturations clients. Participer à la fiabilisation des données financières et administratives. 4. Administration du personnel Assurer la gestion administrative de la GTA (Gestion des Temps et Activités) pour les populations Commerce et Cadres. Effectuer le suivi des temps de travail, absences et corrections éventuelles. Organiser et suivre les visites médicales auprès du service de santé au travail. Établir les convocations et assurer le suivi administratif des rendez-vous. Réaliser les relances nécessaires auprès des collaborateurs et managers. 5. Gestion administrative générale Répondre aux demandes administratives des différents services de l'agence. Assurer le suivi des dossiers administratifs liés à l'exploitation et aux fonctions support. Utiliser et mettre à jour les outils internes de gestion. 6. Gestion de l'intérim Créer les commandes d'intérim dans l'outil PIXID. Assurer le suivi administratif des missions d'intérim. Contrôler et relancer les saisies d'heures dans la GTA. Vérifier la cohérence des heures saisies entre les différents outils. Assurer le suivi des validations RAV et RCV. Transmettre les éléments nécessaires aux Entreprises de Travail Temporaire (ETT). Vérifier la conformité des factures d'intérim avant validation. Outils utilisés PIXID GTA Outils Achats SUEZ SAP / outils financiers Microsoft Office (Excel, Outlook, Word) Outils internes SUEZ