Property Coordinator (f/m/d)

Als Property Coordinator (m/w/d) unterstützt du das Property Operations Management für alle deutschen Standorte im Tagesgeschäft, entwickelst unsere Prozesse weiter und stellst reibungslose Abläufe sicher – von Rechnungs- und Budgetthemen über Dienstleistersteuerung bis zur Pflege von Objekt- und Stammdaten. Du arbeitest eng mit Accounting/Finance, Controlling, Design & Construction, Site-Teams sowie internen und externen Ansprechpartnern zusammen. Deine Aufgaben Prozess- & Qualitätsverbesserung Identifikation von Optimierungspotenzialen in administrativen Abläufen (z. B. Rechnungs- und Bestellprozesse, Datenqualität, Reporting), Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen sowie Sicherstellung einheitlicher Standards und Dokumentationen. Budget- & Kostencontrolling (OPEX/CAPEX) Unterstützung bei Planung, Erstellung und laufender Pflege/Überwachung von OPEX- und CAPEX-Budgets der in Deutschland ansässigen Gesellschaften inkl. Forecasts, Auswertungen und Abweichungsanalysen. Vertrags-, Dienstleister- & Objektadministration Administrative Unterstützung bei Verträgen, Bestellungen und Dienstleisterthemen sowie Pflege von Objekt-, Vertrags- und Stammdaten (inkl. Ablage, Fristen, Nachweisen). Rechnungs- & Zahlungsmanagement Bearbeitung von Eingangsrechnungen inkl. Erstellung, inhaltlicher Prüfung, Kontierung/Freigabe-Tracking sowie Nachverfolgung offener Posten in Abstimmung mit Accounting. Nebenkosten- & Abrechnungsbearbeitung Prüfung und Bearbeitung von Nebenkostenabrechnungen, Klärung von Rückfragen sowie Koordination mit internen Schnittstellen und externen Partnern. Reporting & Kommunikation Erstellung und Pflege regelmäßiger Übersichten/Reports (z. B. Kosten, Status, Fristen), Vorbereitung von Unterlagen sowie Koordination und Kommunikation mit internen Stakeholdern. Dein Profil Betriebswirtschaftlicher Studienabschluss, abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation Berufserfahrung in einer eigenverantwortlich koordinierenden Rolle (bevorzugt in den Bereichen Property-/Facility-Management, Real Estate) Sehr gutes Organisationsvermögen; selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel); ERP-/Rechnungsworkflow-Systeme von Vorteil Zahlenaffinität sowie Verständnis für Kosten, Budgets und Abrechnungsprozesse Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit; souverän im Umgang mit internen /externen Ansprechpartnern Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse