Workplace Lead Chile

Suma + es el grupo Saas líder en la región, buscando transformar la administración de pymes en Latam. Entregamos soluciones tecnológicas con aplicaciones de contabilidad, nomina y factura electrónica, permitiéndoles a las pymes tomar mejores decisiones basadas en información financiera confiable y en tiempo real. Nuestros servicios hoy operan en Nubox Chile, Colppy Argentina y Bind México.

Como Workplace Lead Chile, tu objetivo principal será liderar la operación física, administrativa y de servicios de la oficina de Nubox en Chile, la cual cuenta con una capacidad de 218 colaboradores y está ubicada en Las Condes.

Reportando directamente a la posición de HRBP Chile, serás la persona responsable de garantizar un estándar de "Oficina de Alto Desempeño", brindando excelencia operativa y una experiencia impecable en el día a día. Este desafío incluye liderar el espacio de trabajo (workplace), eventos presenciales, proveedores, suministros, gestión de gastos y entregar asistencia ejecutiva directa al CEO y C-Level. Todo esto, apoyado de forma innovadora con Inteligencia Artificial (IA) integrada en la planificación, abastecimiento y reporting.

¿Cuáles serán tus principales responsabilidades?

Gestión del Workplace y Operaciones

• Liderar la operación diaria de la oficina Nubox, asegurando el cumplimiento del Checklist AM, Rondas y PM en áreas abiertas, salas, kitchenette, baños y recepción.
• Gestionar, desarrollar y coordinar turnos y prioridades del equipo de Experience Partners on-site.
• Operar el portafolio de mejoras de infraestructura y mantención, controlando el roadmap, ejecución y reporting de avance.
• Gestionar el contrato de arriendo y la comunicación con la administración del edificio respecto a pagos, accesos y mantenciones.
• Administrar funciones operativas de la oficina como tarjetas de acceso, estacionamientos, encomiendas, correspondencia y control de visitas mediante la herramienta Click Visitas.
• Liderar la prevención de riesgos físicos, implementando protocolos HSE, simulacros, señalética y reporte de incidentes.

Proveedores y Finanzas

• Liderar la relación y gestión con todos los proveedores de servicios: aseo, mantención, electricidad, gasfitería, IT, branding, snacks, café y catering.
• Asegurar el abastecimiento continuo de insumos y materiales, optimizando los costos y manteniendo la calidad.
• Gestionar el presupuesto general de Workplace y eventos, realizando forecasting mensual y optimización frente al benchmark del mercado.
• Operar la tarjeta corporativa de Workplace bajo el modelo regional de compras, cumpliendo con el SLA de 48 horas para rendiciones.

Eventos, Viajes y Soporte Ejecutivo

• Liderar la planificación logística y ejecución de eventos presenciales en la oficina, tales como All Hands, kickoffs, capacitaciones y celebraciones.
• Gestionar los gastos de viaje (travel expenses) para colaboradores, incluyendo vuelos, hoteles, traslados y viáticos con total trazabilidad.
• Brindar asistencia ejecutiva al CEO y C-Level de Chile, manejando agenda, viajes y dando soporte logístico para reuniones clave y de directorio.
• Coordinar requerimientos especiales del CEO y C-Level, incluyendo atención a inversionistas, regalos corporativos y eventos privados.

Responsabilidades potenciadas con IA

• Generar resúmenes automáticos del checklist diario y reportes de incidencias para detectar patrones de mejora.
• Realizar forecasting de consumo de snacks e insumos según la asistencia histórica, optimizando así la reposición.
• Crear comparativos automáticos de proveedores considerando tarifas, SLA y calidad para facilitar negociaciones.
• Automatizar comunicaciones a los colaboradores sobre eventos, mantenciones o recordatorios de convivencia.
• Generar itinerarios de viaje optimizados en ruta, costo y política corporativa.
• Crear dashboards en tiempo real para visualizar el NPS de la oficina, asistencia, tickets y gastos versus presupuesto.
• Detectar de manera temprana anomalías en los gastos de tarjetas corporativas para asegurar el compliance.
• Generar minutas, seguimientos (follow-ups) y agendas priorizadas para el soporte ejecutivo al CEO.

Métricas directas del rol (KRs)

• Cumplimiento del Checklist diario ≥ 95%.
• Resolución de tickets de mantención cumpliendo SLA
• NPS de la oficina ≥ 80.

Métricas del negocio que impacta

• Porcentaje de asistencia a la oficina (Target).
• Costo por metro cuadrado de la oficina.
• Adherencia al presupuesto de Workplace.

¿Qué necesitas para postular?

Must Have (Requisitos excluyentes)

• Más de 5 años de experiencia comprobable en posiciones de Workplace, Facilities u Office Management.
• Sólida experiencia en la gestión de proveedores y contratos de servicios.
• Habilidad demostrada en la coordinación de eventos corporativos presenciales.
• Experiencia en Travel Management y brindando soporte ejecutivo a posiciones de C-Level.
• Fluidez en el uso de IA (AI fluency) aplicada al abastecimiento y reporting operativo.

Nice to Have (Deseable)

• Experiencia previa trabajando en empresas SaaS o Scaleups con oficinas de más de 150 personas.
• Conocimientos de normativas HSE en Chile (mutualidades, Seguridad y Salud en el Trabajo).
• Manejo de plataformas de control de accesos, idealmente Click Visitas.
• Experiencia utilizando tarjetas de crédito corporativas y procesando rendiciones de gastos.

Soft Skills esperadas

• Marcada hospitalidad y orientación al servicio del colaborador.
• Atención extrema a los detalles.
• Alto nivel de discreción y confidencialidad al interactuar con el CEO y el equipo C-Level.
• Capacidad de resolución bajo presión y excelentes habilidades de multitasking.

¿Qué beneficios tendrás trabajando con nosotros?

• 4 Aguinaldos en el año
• Ajuste de IPC Trimestral
• Asignación de Sala Cuna
• Tendrás 15 días hábiles adicionales a tus vacaciones
• Seguro Complementario Salud, Dental, Vida y Catastrófico
• Seguro Oncológico
• Convenio Poliglota
• Convenio Gimnasio
• Convenio Banco de Chile, BCI y Scotiabank

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• ¡Respetamos y disfrutamos la diversidad. Creamos un ambiente de desarrollo profesional seguro, vivimos la verdadera inclusión y la igualdad de oportunidades!
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