Gestionnaire Programmes doctoraux et Ecole doctorale F/H

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

Sous la double autorité hiérarchique de la responsable administrative du Collège doctoral et de la directrice ou directeur de l'école doctorale, le/la gestionnaire assure la bonne gestion et mise en oeuvre des programmes doctoraux et assiste la direction de l'école doctorale. Ses missions principales :

1. Gestion administrative des campagnes d'attribution de contrats doctoraux via les « Programmes doctoraux »

• Organisation des campagnes des « Programmes doctoraux » en lien avec leurs responsables thématiques et l'Alliance de Sorbonne Université et coordination de la campagne
• Assurer la gestion administrative des campagnes de leur lancement à leur terme (outil de candidature à administrer via lime-survey, support de communication à élaborer
• Organiser certains concours/auditions (exemple : le programme « Partenariats internationaux et stratégiques », « Interfaces pour le Vivant » etc.)
• Suivi des lauréats
• Bilans des programmes Doctoraux en lien avec les campagnes des écoles doctorales et sur ressources contractuelles

1. Gestionnaire d'une école doctorale

• Accueillir, informer et orienter les usagers de l'école doctorale vers les services dédiés (ex: BAI, DFC, affaires générales etc)
• Gérer et suivre les dossiers liés aux doctorantes et doctorants : de la candidature jusqu'à la fin de la thèse. : candidatures/préinscriptions, réinscription pédagogique, demandes de co-direction ou co-tutelle, en collaboration avec le BAI, demande de césure.
• Veiller au bon déroulement des comités de suivi, à ce que chaque doctorant bénéficie d'un plan individuel de formation
• Préparer et instruire les dossiers de demandes de soutenance validés par la directeur/ trice d'ED
• Collecter et instruire les dossiers de candidatures à divers bourses et prix (Chancellerie des universités, LERU, Handicap.)
• Assurer l'organisation du concours d'attribution des contrats doctoraux de l'ED
• Contribuer à la saisie et fiabilisation des informations nécessaires à l'établissement du contrat doctoral des doctorantes et doctorants de l'ED
• Instruire la recevabilité des dossiers déposés notamment dans le cadre d'appels à projets comme les programmes doctoraux de Sorbonne Université, et les dossiers de mobilités
• Alimenter et fiabiliser les bases de données sur les applications dédiées : ADUM, Apogée, .
• Contribuer à l'élaboration de l'information et la diffuser
• Organiser administrativement et matériellement les événements rythmant la vie de l'école doctorale
• Participer et contribuer aux réunions, groupes de travail et événements du Collège doctoral
• Contribuer à l'organisation de formations spécifiques à l'école doctorale et relayer au DFC les besoins de formation

Activités complémentaires : appui au recrutement des doctorants.

Conditions particulières d'exercice

Le poste demande un exercice des missions sur deux lieux différents: au collège doctoral pour la partie programmes doctoraux et sur le lieu de l'école doctorale (Serpente, ou Jussieu, ou autre...)

Connaissances transversales requises

• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université et réglementation applicable à la formation doctorale
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative
• Notions de base en gestion budgétaire et en comptabilité publique
• Connaitre les droits et obligations des agents publics

Savoir-faire

• Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil
• Savoir s'exprimer et comprendre à l'écrit et à l'oral l'anglais de façon claire et concise (niveau A2 minimum souhaité)
• Savoir utiliser des logiciels de bureautique (traitement de texte, tableur) et les systèmes d'information de l'université (ex : Adum, Apogée, Oscar, Sipad.)
• Informer, rendre compte à sa hiérarchie
• Rechercher l'information, la vérifier et la classer
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
• Savoir organiser son travail avec méthode
• Savoir travailler en coordination avec sa hiérarchie au sein de l'ED, avec la responsable administrative et au sein du réseau des gestionnaires doctoraux

Savoir être

• Savoir travailler en autonomie
• Faire preuve de rigueur et de méthode
• Savoir interagir de façon appropriée avec divers interlocuteurs internes et externes
• Respecter la confidentialité des informations et données
• Faire preuve de polyvalence et de capacité d'adaptation
• Sens du service public