RESPONSABLE ADMINISTRATIVE ET COMMERCIALE F/H

ECHO VERT NORMANDIE

Distribution de produits horticoles et espaces-verts dans la région Hauts-de-France depuis 40 ans.

Missions

Assurer la coordination administrative, commerciale et comptable courante de l’entreprise, garantir la qualité du suivi des dossiers clients et fournisseurs, et contribuer au bon fonctionnement global en lien avec les équipes internes, le siège et les prestataires externes.

Administration commerciale

Répondre aux demandes des commerciaux (prix, produits, disponibilités)

Établir et suivre les devis, enregistrer et suivre les commandes clients

Mettre à jour les fiches produits, tarifs et bases de données

Accueillir et renseigner les clients (téléphone, mail, comptoir)

Déposer les appels d’offres après constitution des dossiers administratifs

Relation clients

Assurer un rôle d’interface avec les clients

Gérer les réclamations simples

Garantir la qualité et la réactivité du service

Coordination logistique : (en lien avec le Responsable d’exploitation)

Suivre les commandes fournisseurs

Assurer le suivi administratif des livraisons

Coordonner les informations entre commerce et dépôt

Veiller à la bonne circulation des informations

Gestion administrative

Gérer la boîte mail générique et dispatcher les demandes

Assurer le suivi administratif courant

Préparer les documents pour les partenaires externes : documents liés à la sécurité du site (Document Unique, assurances : Q4, Q18, Q19…)

Organiser et fiabiliser les informations

Suivi des habilitations du personnel : CACES, autorisation de conduite…

Organiser les formations au besoin (en lien avec le Directeur)

Transmission des congés et heures supplémentaires, arrêts maladie (données de paye) au siège

Gestion comptable courante

(en lien avec le siège et la Direction Administrative et Financière)

Enregistrer les opérations comptables courantes

• factures fournisseurs (frais généraux et achats), factures clients
• règlements fournisseurs / clients
• Assurer le suivi des règlements clients, réaliser le lettrage des comptes clients et fournisseurs
• Effectuer les relances clients de premier niveau
• Préparer et transmettre les éléments à l’expert-comptable
• Vérifier la cohérence des pièces comptables
• Suivi de gestion (opérationnel)
• Suivi des tableaux de bord simples : chiffre d’affaires, facturation, règlements
• Assurer la fiabilité des données
• Remonter les informations utiles à la Direction
• Marketing et communication
• Participer aux actions promotionnelles
• Suivre leur mise en œuvre et les retours
• Mettre à jour les supports commerciaux
• Organisation et amélioration continue
• Proposer des améliorations des process
• Participer à la structuration des outils
• Contribuer à la fluidité des échanges internes
• Périmètre et limites du poste

Le poste n’inclut pas

• l’établissement du bilan comptable
• la comptabilité analytique complexe
• l’établissement des bulletins de paie
• le paiement des salaires
• la gestion RH approfondie
• Ces missions relèvent de la Direction, des compétences transverses du siège et/ou de prestataires externes.

Rattachement hiérarchique / Organisation

Relations internes

Commerciaux, Responsable d’exploitation

Magasinier

Directeur

Relations externes

Clients, Fournisseurs

• Direction Administrative et Financière du Groupe
• Personne disposant d’une expérience, connaissance comptable : saisie des frais généraux, factures, bons de livraison. Relation client.
• Compétences requises

Techniques

• Maîtrise des outils bureautiques et ERP
• Connaissances en comptabilité auxiliaire (clients / fournisseurs)
• Organisation et gestion des priorités

Comportementales

• Rigueur et fiabilité (très important avec la compta)
• Discrétion

Autonomie

• Sens du service
• Capacité à gérer plusieurs tâches
• Niveau d’autonomie et responsabilité
• Organisation autonome du travail
• Gestion simultanée de plusieurs dossiers
• Responsabilité sur la fiabilité des données administratives et comptables courantes