RESPONSABLE DES ADMISSIONS/PRÉADMISSIONS - H/F

Description

MISSIONS

Le Responsable des Adminissions/Préadmissions organise, coordonne et contrôle l’activité du secteur préadmission/admission afin de garantir la qualité de l’accueil administratif des patients, la fiabilité des données recueillies, la continuité du service et la sécurisation des recettes hospitalières.

Principales mission

• •Management et animation de l’équipe (20 agents)
• •Organisation et pilotage de l’activité.
• •Contrôle des encours et des portefeuilles des agents.
• •Suivi des indicateurs de performance.
• •Participation à la sécurisation des recettes en qualité de sous-régisseur.
• ACTIVITÉS PRINCIPALES
• Activités de management
• •Encadrer, accompagner les agents dans l’exercice de leurs missions.
• •Organiser et animer les réunions d’équipe.
• •Conduire les entretiens professionnels annuels et participer à l’évaluation des compétences.
• •Identifier les besoins de formation et accompagner la montée en compétences des agents.
• •Gérer les situations conflictuelles et veiller à la qualité de vie au travail.
• Gestion de l’organisation et des plannings
• •Élaborer et suivre les plannings de présence et de tâches.
• •Gérer les absences, congés et remplacements.
• •Assurer la continuité de service et adapter les ressources aux besoins d’activité.
• •Répartir la charge de travail entre les agents en fonction des flux et priorités.
• Pilotage de l’activité
• •Contrôler les encours et les portefeuilles de dossiers des agents.
• •Suivre l’avancement des dossiers et mettre en œuvre les actions correctives nécessaires.
• •Veiller au respect des procédures administratives et réglementaires.
• •Contrôler la qualité des données administratives recueillies.
• Suivi des indicateurs
• •Produire et analyser les indicateurs quantitatifs : nombre de passages, volumes de préadmissions, admissions, taux de complétude des dossiers, etc.
• •Suivre les indicateurs qualitatifs : qualité des dossiers, taux de rejets, satisfaction des usagers, respect des procédures.
• •Mettre en place des plans d’actions et assurer le suivi des résultats.
• Fonction de sous-régisseur
• •Assurer les missions de sous-régisseur conformément à la réglementation applicable.
• •Contrôler les opérations d’encaissement réalisées au guichet.
• •Contribuer à la sécurisation des flux et au contrôle interne.
• •Assurer la traçabilité des opérations relevant de la régie.
• Gestion des situations sanitaires exceptionnelles (SSE)
• •Maintenir à jour les procédures et les fiches Action.
• •Former les agents
• •Participer aux entraînements mis en place par l’institution

Profil recherché

• NIVEAU DE COMPÉTENCE ET CAPACITÉS REQUISES
• _ Niveau de compétence_
• •Connaissance de la réglementation hospitalière relative aux admissions et à la facturation.
• •Capacités managériales et organisationnelles.
• •Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers (PASTEL, EASILY, WEB100T, HELIOS).
• •Capacité d’analyse, de pilotage et de reporting.
• •Aptitudes relationnelles, pédagogiques et sens du service public.
• _Capacités requises_

SAVOIR-FAIRE

• •Encadrer, animer et accompagner une équipe.
• •Organiser l'activité et gérer les plannings.
• •Répartir la charge de travail et suivre les encours.
• •Contrôler la qualité et la conformité des dossiers administratifs.
• •Suivre et analyser les indicateurs d'activité et de performance.
• •Maîtriser la réglementation des admissions, de la facturation et de l'identitovigilance.
• •Assurer les missions de sous-régisseur et le contrôle des encaissements.

SAVOIR-ÊTRE

• •Sens du service public et de la qualité de l'accueil.
• •Sens de l'organisation et rigueur.
• •Leadership et capacité à fédérer une équipe.
• •Esprit d'analyse et de décision.
• •Réactivité et adaptabilité.
• •Qualités relationnelles et sens de la communication.
• •Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
• •Gestion des priorités et du stress.