Recepcjonista/recepcjonistka

Zakres obowiązków: 1. Zapewnienie sprawnego funkcjonowania recepcji Instytutu Pileckiego, w tym profesjonalne przyjmowanie i obsługa gości oraz prowadzenie ich ewidencji;

1. Obsługa systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentami (EZD) - rejestracja korespondencji przychodzącej i wychodzącej, nadzór nad obiegiem dokumentów;
2. Odbiór i nadawanie przesyłek pocztowych oraz kurierskich;
3. Obsługa centrali telefonicznej i poczty elektronicznej - łączenie rozmów, przesyłanie wiadomości do odpowiednich komórek organizacyjnych Instytutu;
4. Zarządzanie kalendarzem sal konferencyjnych;
5. Współpraca z komórkami organizacyjnymi Instytutu w zakresie bieżącej obsługi administracyjnej;
6. Dbanie o dobry wizerunek Instytutu;
7. Wsparcie obsługi wydarzeń odbywających się w siedzibie Instytutu;
8. Wykonywanie innych poleceń przełożonego i Dyrektora Instytutu.

Wymagania

• wykształcenie: średnie ogólnokształcące - konieczne
• umiejętności: Obsługa urządzeń biurowych - konieczne; doświadczenie zawodowe co najmniej 1 rok - konieczne; Pakiet MS Office - konieczne
• języki obce: angielski - w mowie: B1 - średnio zaawansowany, w piśmie: B1 - średnio zaawansowany - konieczne
• inne zawody: Recepcjonista, staż: 1 lat - konieczne
• pozostałe: Wymagania:
• wykształcenie minimum średnie;
• minimum 1 rok doświadczenia w pracy na recepcji, w sekretariacie lub w obsłudze klienta;
• znajomość zasad profesjonalnej obsługi gości i interesantów;
• dobra znajomość pakietu Microsoft Office (Word, Excel) oraz obsługi urządzeń biurowych;
• komunikatywna znajomość języka angielskiego, umożliwiająca obsługę gości zagranicznych;
• bardzo dobra organizacja pracy oraz umiejętność ustalania priorytetów;
• odpowiedzialność, samodzielność i dokładność w wykonywaniu powierzonych zadań;
• wysoka kultura osobista oraz rozwinięte umiejętności komunikacyjne;
• otwartość na współpracę i dbanie o dobrą komunikację w zespole;
• dyspozycyjność do pracy zmianowej w godzinach funkcjonowania recepcji (8:00-20:00).

Pracodawca zachęca do