Samodzielny referent/ka

Zakres obowiązków: 1.Bieżąca obsługa sekretarsko-biurowa

a)Prowadzenie kalendarza spotkań Dziekana i Prodziekana, w tym monitorowanie terminów posiedzeń i innych wydarzeń wydziałowych.

b)Przyjmowanie i rejestracja korespondencji wpływającej i wychodzącej (tradycyjnej oraz elektronicznej), a także przygotowywanie projektów pism, zaproszeń i podziękowań.

c)Rozliczanie krajowych i zagranicznych delegacji służbowych Dziekana.

d)Nadzór nad stanem materiałów biurowych, zgłaszanie zapotrzebowania na zakupy rzeczowe oraz organizacja poczęstunku podczas oficjalnych spotkań.

2.Zadania administracyjno-organizacyjne i sprawozdawczość

a)Sporządzanie projektów pism Dziekana.

b)Techniczna obsługa posiedzeń Rad Wydziału (wysyłanie zawiadomień, kompletowanie materiałów, prowadzenie list obecności, rejestracja audio, sporządzanie protokołów i sprawozdań).

c)Techniczna obsługa posiedzeń Rad Programowych (wysyłanie zawiadomień, kompletowanie materiałów, prowadzenie list obecności, rejestracja audio, sporządzanie protokołów i sprawozdań).

d)Zbieranie danych i przygotowywanie wkładu merytorycznego do corocznego raportu dla MKDiN.

3.Obsługa spraw finansowych i kadrowo-płacowych

a)Wprowadzanie i rozliczanie faktur oraz rachunków za zakupy wydziałowe w systemie finansowo-księgowym SKW.

b)Weryfikacja i rozliczanie arkuszy godzin nadliczbowych oraz ponadwymiarowych realizowanych przez kadrę dydaktyczną Wydziału.

c)Prowadzenie dokumentacji i rozliczanie godzin dydaktycznych realizowanych na podstawie umów cywilnoprawnych przez osoby niebędące pracownikami etatowymi.

a)Bieżąca obsługa systemu POL-on, w tym kontrola postępu prac, wprowadzanie i korekta danych - w porozumieniu i współpracy z zespołami odpowiedzialnymi a także Dziekanem i Prodziekanem.

4.Komunikacja i przepływ informacji

a)Bezpośrednia i telefoniczna obsługa interesantów (pracowników, studentów oraz osób zewnętrznych), udzielanie informacji i kierowanie do właściwych jednostek wydziałowych.

b)Dystrybucja komunikatów, poleceń i ogłoszeń Dziekana do podległych ka