Sekretarka K/M

Zakres obowiązków: 1. Prace kancelaryjno-biurowe i archiwizacja

• Rejestrowanie pism przychodzących i wychodzących.
• Klasyfikowanie, kwalifikowanie i znakowanie dokumentacji zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt (JRWA).
• Przechowywanie oraz archiwizowanie dokumentacji.
• Przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji kategorii A i B do archiwum zgodnie z przepisami.
• Wprowadzanie i terminowa aktualizacja wymaganych prawem danych w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) przedszkola.
• Obsługa urządzeń biurowych (komputer, ksero, skaner) oraz prowadzenie oficjalnej korespondencji e-mailowej i tradycyjnej.

1. Obsługa rekrutacji i wszelkich zadań związanych z dziećmi.
2. Kontakt z rodzicami i interesantami

• Sprawna, kulturalna obsługa telefoniczna oraz osobista interesantów odwiedzających przedszkole.
• Przyjmowanie zgłoszeń o nieobecnościach dzieci.

1. Sprawy kadrowo-płacowe (współpraca z DBFO)

• Przygotowywanie, kompletowanie i terminowe przekazywanie dokumentacji finansowej do DBFO.
• Ścisłe przestrzeganie procedur obiegu dokumentów zgodnie z ustawą o finansach publicznych.

1. Współpraca z Kierownikiem Gospodarczym

• Pomoc w zbieraniu codziennych i miesięcznych danych o nieobecnościach dzieci w celu prawidłowego naliczania opłat za żywienie.
• Wprowadzanie danych do systemów i programów do obsługi żywienia.
• Monitorowanie stanów magazynowych, materiałów biurowych oraz środków czystości.
• Przygotowywanie dokumentacji przetargowej, zapytań ofertowych oraz zamówień na dostawy towarów i usług.
• Ewidencjonowanie majątku przedszkola (księgi inwentarzowe) oraz wsparcie podczas

przeprowadzania okresowej inwentaryzacji (spisu z natury).

• Pobieranie faktur z systemu KSEF.
• Opisywanie faktur.
• Przygotowywanie umów.
• Publikowanie umów w CRU.
• Nadzór nad terminowym dokonywaniem przeglądów, remontów, serwisów, kontroli. Zamawianie usług.
• Zamawianie odzieży dla pracowników niepedagogicznych.
• obsługa systemów: MARSH, MEZZO, Biuletyn Zamówień Publicznych.
• Pilnowanie wydatków na po