Specjalista ds. administracyjnych i sekretariatu K-kobieta/M-mężczyzna

Zakres obowiązków: Zadania w zakresie sekretariatu

1. Obsługa sekretariatu;
2. Przyjmowanie i rozdzielanie zgodnie z dekretacją Dyrektora wszelkiej korespondencji przychodzącej z zewnątrz;
3. Przyjmowanie korespondencji do wysyłania, przedkładanie jej do podpisu Dyrektorowi lub osobom upoważnionym do podpisu, odpowiednie zarejestrowanie jej oraz dokonanie wysyłki zgodnie z instrukcją kancelaryjną;
4. Prowadzenie ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej;
5. Na polecenie Dyrektora prowadzenie spraw urzędowych;
6. Na polecenie Dyrektora formułowanie pism urzędowych, regulaminów, zarządzeń;
7. Prowadzenie rejestrów zarządzeń, umów, skarg i wniosków, pełnomocnictw oraz książki kontroli;
8. Prowadzenie BIP;
9. Zapewnienie odpowiedniego przepływu informacji i dokumentów.

Zadania w zakresie administracyjnym

1. Przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji administracyjnej (umowy, protokoły, rejestry);
2. Nadzór nad prawidłowym przebiegiem usług firm współpracujących w zakresie zadań administracyjnych;
3. Organizowanie bieżących napraw i konserwacji w obiektach Teatru;
4. Zarządzanie obiektem i jego infrastrukturą: monitorowanie stanu budynku i instalacji, organizacja i koordynacja przeglądów technicznych (okresowych, rocznych, pięcioletnich);
5. Zapewnienie sprawnego funkcjonowania obiektu nadzór techniczny, organizacyjny i administracyjny;
6. Prowadzenie dokumentacji dotyczącej użytkowanych nieruchomości oraz środków transportu Teatru;
7. Monitorowanie kosztów eksploatacyjnych;
8. Realizacja zadań zgodnie z Prawem Zamówień Publicznych oraz sporządzanie wymaganej w tym zakresie dokumentacji;
9. Organizacja pracy osób sprzątających i portierów;
10. Nadzór nad zaopatrzeniem pracowników w środki pracy, odzież roboczą, ochronną, środki czystości i higieny;
11. Prowadzenie ewidencji ruchu niskocennych środków trwałych i innego wyposażenia;
12. Terminowe i rzetelne przeprowadzaniem inwentaryzacji metodą spisu z natury zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami;
13. Prowadzenie sprawoz