Kaufmännische Assistenz/ Teamassistenz (m/w/d) (Büroassistent/in)

Ihre Aufgaben

• Eigenständige Korrespondenz mit Mietern, Mietinteressenten, Dienstleistern und Behörden
• Erstellung und Bearbeitung von Gewerbemietverträgen, Vertragsnachträgen und weiteren vertragsrelevanten Unterlagen
• Organisation und Koordination von Terminen, Besichtigungen sowie von internen und externen Veranstaltungen
• Bearbeitung administrativer Aufgaben, einschließlich Fuhrparkmanagement
• Postbearbeitung sowie Pflege des digitalen Dokumentenmanagements
• Erstellung und Auswertung von Excel-Listen sowie Pflege von Stammdaten im ERP-System
• Digitalisierung, Archivierung und strukturierte Verwaltung von Dokumenten
• Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten und administrativen Sonderaufgaben
• Empfang und Betreuung von Besuchern sowie der Telefonzentrale
• Erstellung und Pflege von Exposés für Gewerbeimmobilien
• Überwachung von Fristen
• Beschaffung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Immobilienkauffrau/-mann oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Erfahrung in der Immobilienbranche von Vorteil
• Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
• Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und ein hohes Maß an Engagement
• Organisationsgeschick, Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
• Freundliches, professionelles Auftreten sowie hohe Serviceorientierung
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook und PowerPoint)
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten

• Verantwortung, Vertrauen & Verlässlichkeit: Verantwortungsvolle & vielseitige Aufgaben sowie die Möglichkeit der fachlichen Weiterbildung und persönlichen Entwicklung, verlässliche und vertrauensvolle Zusammenarbeit
• Teamgeist: Offene & freundliche Arbeitsatmosphäre, flache Hierarchien sowie regelmäßige Veranstaltungen und Mitarbeiterevents
• Mobilität: Zuschuss zum Deutschlandticket und Fahrrad-Leasing
• Gesundheitliche Vorsorge: Ergonomische Möbel, betriebliche Krankenversicherung
• Finanzielle Vorteile: Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen, betriebliche Altersvorsorge, regelmäßige Lohn- und Gehaltsüberprüfung
• Erholungsurlaub: 30 Tage Urlaub pro Jahr
• Corporate Benefits: Exklusive Mitarbeiterangebote & Rabatte
• Wohnvorteile: Erleichterter Zugang zu Bestandswohnungen

Über unsDie Westfalia Immobilienverwaltung GmbH ist eine Immobilienverwaltungsgesellschaft mit zentralem Firmensitz in Duisburg und weiteren Niederlassungen in Mülheim, Hamburg, Berlin, Dresden und unserem Firmennetzwerk verwalten und pflegen wir seit mehr als 30 Jahren heterogen strukturierte Wohn- und Gewerbeimmobilien in ganz Deutschland.