Assistants gestionnaires de dossiers pour le Tribunal de Première Instance de LIEGE

Raison d'être de la fonction

Traiter des dossiers (ou une ou plusieurs étapes consécutives d'un dossier) suivant la réglementation ou les procédures en vigueur afin de finaliser le dossier en vue de l'étape suivante.

Responsabilité et missions de l'assistant gestionnaire de dossiers

1. En tant que gestionnaire administratif de dossiers , spécialisé dans un ou plusieurs domaines et travaillant sous la responsabilité et la supervision du greffier, vous collaborez au traitement de dossiers judiciaires, dans une mesure variable selon leur complexité, et au cours d’une ou de plusieurs phases de la procédure afin de contribuer à une optimisation qualitative et quantitative du traitement des dossiers judiciaires au sein de sa (sous-)section.

Exemple de tâches

• Analyser et traiter les dossiers sur base des directives en vigueur ;
• Formuler des conclusions sur l’orientation ou les suites à donner et les soumettre à la personne désignée ;
• Rédiger des documents standards liés au dossier ;
• Traiter les problèmes et les litiges simples et/ou de routine liés à la gestion administrative des dossiers de manière rapide et efficace ;
• Contrôler et classer les dossiers ;
• Identifier, encoder et contrôler les données ;
• Importer et présenter les données sous la forme la plus adéquate.

1. En tant que personne de contact , vous répondez – dans le respect des conditions légales – aux questions des justiciables, des avocats, de la police, des services sociaux, etc. afin de fournir des informations fondées et juridiquement correctes.

Exemple de tâches

• Répondre (en première ou seconde ligne) à des questions posées par courrier, par téléphone, par courriel, au guichet, etc. ;
• Maintenir systématiquement à jour sa propre documentation de manière à pouvoir donner une information précise ;
• Soumettre les problèmes qui apparaissent dans le cadre des contacts avec des justiciables et des partenaires ;
• Développer une collaboration étroite avec les magistrats, les juristes et les autres services administratifs.

1. En tant qu’ acteur d'un ou de plusieurs processus de soutien , vous en assurez la qualité afin de contribuer à la réalisation des objectifs opérationnels (d'une section) du greffe/secrétariat.

Exemple de tâches

• Copier, envoyer des messages télécopiés et des courriers ;
• Traiter la correspondance ;
• Etablir des lettres ou documents standardisés et des lettres personnalisées pour le service ;
• Etablir des tableaux ;
• Apporter une aide administrative au(x) greffiers/magistrat(s) ;
• Veiller au juste traitement et classement des documents du service.

1. En tant que parrain , vous soutenez et accompagnez de manière temporaire des collègues moins expérimentés afin de contribuer au fonctionnement optimal de ceux-ci.

Exemple de tâches

• Mettre à disposition de la documentation utile ;
• Répondre à des questions ;
• Collaborer avec les collègues afin qu’ils acquièrent de l’expérience dans tous les domaines requis.

1. En tant que gestionnaire des connaissances , vous développez et maintenez à niveau votre expertise afin d'optimiser votre fonctionnement.

Tâches possibles

• Etudier les nouvelles informations de service en vue de leur implémentation dans sa (sous-)section ;
• Suivre des formations internes et externes dans des matières pertinentes ;
• Collaborer et partager ses connaissances avec ses collègues afin que tous acquièrent de l'expérience dans tous les domaines requis ;
• Mettre systématiquement au point sa propre documentation et participer à la rédaction de vade-mecum.