Koordinator (m/w/d) Services für die Geschäftsführung (Intendanzsekretär/in/Theatersekretär/in)

Einleitung

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Mitarbeiter (m/w/d) Services für die Geschäftsführung mit Spaß an der Zusammenarbeit im Team. Freuen Sie sich auf eine offene Unternehmenskultur bei einem sicheren Arbeitgeber, innovative Projekte und eine Work-Life-Balance, die Ihrer Karriere ganz neue Räume eröffnet.

Was Sie mitbringen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mit mehrjähriger Berufserfahrung, idealerweise in einem dienstleistungsorientierten Umfeld
• Gültige Fahrerlaubnis der Klasse B
• Einwandfreies (erweitertes) polizeiliches Führungszeugnis
• Hohe Flexibilität und Einsatzbereitschaft, insbesondere im Hinblick auf wechselnde Arbeitszeiten sowie Fahrten außerhalb der regulären Bürozeiten
• Sehr gute Umgangsformen, ein gepflegtes und sicheres Auftreten sowie eine ausgeprägte Service- und Dienstleistungsorientierung
• Ausgeprägte Diskretion, Zuverlässigkeit und ein hohes Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Themen und Personen auf Management-Ebene
• Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch in anspruchsvollen Situationen souverän und lösungsorientiert zu agieren

Was wir Ihnen bieten

• Modernes Arbeitsumfeld: Virtuelle Teamarbeit, neueste Ausstattung inkl. iPads, mobiles Arbeiten und flexible Arbeitszeiten bei einer 37-Stundenwoche, lebensphasenbewusste Unternehmenskultur mit der Auszeichnung „audit berufundfamilie“ seit 2009.
• Willkommen im Team: Eigenverantwortlicher Aufgabenbereich mit kreativen Freiräumen. Gutes Betriebsklima und toller Kollegenzusammenhalt. Rund 85% Weiterempfehlungsquote auf kununu.
• Perspektiven: Individuelle Förderung durch vielfältige Weiterbildungsangebote und regelmäßige Trainings.
• Attraktives Leistungspaket: Tarifgebundene Vergütung, jährliche Erfolgsbeteiligung, Urlaubs- und Weihnachtsgeld, arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersversorgung, 30 Tage Jahresurlaub zzgl. Heiligabend und Silvester, Deutschland-Ticket für 25 € im Monat.
• Mitarbeiterevents, Betriebliches Gesundheitsmanagement, Gesundheitstage, Förderung einer EGYM Wellpass Mitgliedschaft für Sport und Wellness
• Reisekostenerstattung in Höhe von bis zu 0,66 EUR pro Kilometer bei Dienstfahrten mit dem privaten PKW.
• Bei der Wohnungssuche können wir Sie unterstützen.

Was Sie erwartet

• Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen der Geschäftsführung, gelegentlich auch in den Abendstunden
• Vorbereitung, organisatorische Begleitung und Nachbereitung von Besprechungen und Konferenzen, einschließlich Koordination und Bereitstellung des Caterings
• Reinigung und fachgerechte Pflege der Konferenz- und Servicebereiche im Zuständigkeitsbereich der Geschäftsführung sowie sachkundige Bedienung, regelmäßige Wartung und Funktionskontrolle der eingesetzten technischen Geräte
• Durchführung von Geschäftsfahrten für die Geschäftsführung, auch überregional und mit Übernachtung
• Koordination, Bestellung und Verwaltung von Getränken, Lebensmitteln und sonstigen Verbrauchsmaterialien sowie enge Abstimmung mit internen Fachbereichen und externen Dienstleistern
• Übernahme administrativer Aufgaben, insbesondere Postbearbeitung sowie Organisation und Verwaltung von Arbeits- und Verbrauchsmaterialien
• Betreuung und Sicherstellung eines einwandfreien Zustands der Konferenz-, Service- und Aufenthaltsbereiche des Bürokomplexes in Frankfurt einschließlich der Außenanlagen des GWH Campus