Assistenz / Sekretariat (m/w/d) (Büroassistent/in)

IHRE AUFGABEN

Sie unterstützen unser Team im Büro in Bad Homburg v. d. Höhe mit Ihren administrativen und organisatorischen Fähigkeiten.

Ihre täglichen Aufgaben umfassen

• Kommunikation mit internen und externen Kontakten, Bearbeitung von Korrespondenz (Posteingang und -ausgang) und Anrufen, Nachverfolgung von Fristen sowie Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses.
• Sicherstellung der Datenqualität im CRM-System, Verwaltung und Aktualisierung der Kundendaten und des Dokumentenmanagements.
• Betreuung von Gästen, Vorbereitung von Meetings, erste Anlaufstelle für Besucher, Empfang und Bewirtung.
• Administrative Unterstützung des Teams, Koordination von Terminen und Reisen inklusive Vor- und Nachbereitung. Proaktive Mitarbeit bei der Planung von Aufgaben und laufenden Projekten in enger Zusammenarbeit mit den Fachbereichen
• Allgemeine Assistenzaufgaben zur Unterstützung der Geschäftsleitung sowie der Kolleginnen und Kollegen bei mandantenbezogenen Themen und laufenden Projekten. Bearbeitung von Präsentationen und kundenspezifischen Berichten.
• Unterstützung bei der Organisation und Durchführung interner und externer Veranstaltungen.

Ergänzende Informationen

Anforderungen an den Bewerber

Grundkenntnisse: Ablage, Registratur, Groupware Lotus Notes and Domino, Abrechnung, Kunden-, Besucherempfang, Zahlungsverkehr, Terminplanung, -überwachung

Erweiterte Kenntnisse: E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Präsentationsprogramm PowerPoint (MS Office), Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Büromaterialverwaltung, Korrespondenz, Kommunikationssoftware WebEx, Reiseorganisation, Korrekturlesen