Team Assistenz / Assistenz der Geschäftsführung (all genders) (Bürokaufmann/-frau)

Weitere Berufsbezeichnung

Assistenz der Geschäftsführung; Teamassistenz

Stellenbeschreibung

Über uns

Die Possehl Mittelstandsbeteiligungen GmbH (PMB) ist Teil der Possehl Unternehmergruppe und investiert langfristig in mittelständische Unternehmen in der DACH-Region. Als Beteiligungsholding verbinden wir unternehmerische Perspektive mit professionellen, skalierbaren Prozessen. In der Holding schaffen wir Verlässlichkeit, Struktur und Servicequalität für Geschäftsleitung, Team und Portfoliogesellschaften.

Ihre Aufgaben

• Geschäftsführungsunterstützung & Terminkoordination: Planung, Priorisierung und Nachverfolgung von Terminen, Meetings, Telefon- und Videokonferenzen sowie organisatorische Vor- und Nachbereitung.
• Meeting- und Unterlagenmanagement: Erstellung, Formatierung und Qualitätssicherung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Protokollen, Agenden und weiteren Unterlagen nach Vorgabe.
• Office Management & Büroorganisation: Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags, Koordination interner Abläufe, Verwaltung von Bürobedarf, Verbrauchsgütern, Post, Ablage und allgemeinen Office-Services.
• Event- und Besuchermanagement: Organisation kleiner interner und externer Veranstaltungen, Workshops und Besprechungen inklusive Raumplanung, Catering, Gästebetreuung, Technik und Nachbereitung.
• Kommunikation & Schnittstellenarbeit: Professionelle Korrespondenz und Abstimmung mit internen Ansprechpartnern, Portfoliogesellschaften, Dienstleistern, Gästen und externen Partnern.
• Reise- und Kostenunterstützung: Organisation von Reisen, Abstimmung von Reiseplänen sowie vorbereitende Unterstützung bei Belegen, Abrechnungen und administrativen Nachweisen.
• Projekt- und Sonderaufgaben: Unterstützung bei organisatorischen Projekten, Recherchen, Datenpflege, Fristenlisten und der Weiterentwicklung einfacher Office-Prozesse.

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Assistenz-/Sekretariatsausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung im Office Management, in der Assistenz der Geschäftsführung, Teamassistenz oder in einer vergleichbaren administrativen Schnittstellenrolle.
• Sehr sicherer Umgang mit MS Office / Microsoft 365, insbesondere Outlook, PowerPoint, Word, Excel und Teams; sehr gute Fähigkeiten in der Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen.
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick, Serviceorientierung, Diskretion sowie ein gutes Gespür für Prioritäten, Vertraulichkeit und professionelle Kommunikation.
• Strukturierte, selbständige und verlässliche Arbeitsweise mit Freude an einem vielseitigen Tagesgeschäft und an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnern.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.

Wir bieten

• Eine zentrale, vertrauensvolle Rolle mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und hoher Sichtbarkeit im Unternehmen.
• Ein professionelles Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen, wertschätzender Zusammenarbeit und einem abwechslungsreichen Aufgabenmix aus Assistenz, Organisation und Office Management.
• Gestaltungsmöglichkeiten bei der Weiterentwicklung von Office-Prozessen, Meetingstrukturen und internen Abläufen.
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten in Abstimmung mit den Anforderungen der Rolle.