Kaufmännische/r Angestellte/r (m/w/d) – Fokus Büro & Lager im Großhandel (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Als kaufmännische Fachkraft an der Schnittstelle zwischen Verwaltung und Logistik organisieren Sie die administrativen Abläufe im Büro und behalten gleichzeitig die Warenströme im Lager im Blick. Sie sind das Bindeglied zwischen Kunden, Lieferanten, Vertrieb und dem Lagerteam.

Aufgabenbereiche

Büroorganisation & Verwaltung (ca. 50%)

• Kundenkommunikation: Telefonzentrale betreuen sowie Kunden- und Lieferanten-anfragen bearbeiten. Bearbeiten von Rechnungsreklamationen (Mahnwesen).
• Auftragsabwicklung: Angebote kalkulieren, Aufträge systemseitig erfassen und Rechnungen prüfen.
• Stammdatenpflege: Kunden-, Lieferanten- und Artikeldaten im WEB (Homepage) und Warenwirtschaftssystem (SAGE) aktuell halten.
• Schriftverkehr: Allgemeine administrative Assistenz- und Sekretariatsaufgaben erledigen.
• Buchhaltung: Erstellen und Bearbeitung von Aufträgen, Lieferscheine und Rechnungen (Kunden und Lieferanten). Vorbereitung Buchhaltung für den Steuerberater (Datev).

Lagerkoordination & Logistik (ca. 50%)

• Warenflüsse steuern: Wareneingänge und Warenausgänge im System buchen und überwachen.
• Bestandsmanagement: Lagerbestände bei Bedarf (einzelne Artikel) kontrollieren, Fehlmengen identifizieren und Nachbestellungen auslösen.
• Versandabwicklung: Lieferpapiere, Frachtbriefe und Paketlabels erstellen sowie Speditionen koordinieren.
• Qualitätskontrolle: Lieferscheine mit der tatsächlichen Liefermenge abgleichen und Reklamationen bearbeiten.

Anforderungsprofil

Fachliche Qualifikationen (Hard Skills)

• Ausbildung: Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z. B. Kaufmann/-frau für Büromanagement, Groß- und Außenhandel.
• Berufserfahrung: Erste praktische Erfahrung in der Sachbearbeitung oder im Lager-/ Logistikumfeld von Vorteil.
• IT-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit MS Office (insb. Excel und Word), WEB-Design, sowie Grundkenntnisse in einem Warenwirtschaftssystem (super wäre SAGE).
• Sprachkenntnisse: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Persönliche Eigenschaften (Soft Skills)

• Organisationstalent: Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise.
• Zahlenverständnis: Ausgeprägte Affinität zu Daten, Zahlen und logistischen Abläufen.
• Kommunikationsstärke: Teamfähigkeit und ein freundliches Auftreten im Umgang mit Lagerpersonal und Kunden.
• Flexibilität: Bereitschaft, bei Bedarf auch direkt im Lager (z. B. bei der Inventur) zu unterstützen.

Ergänzende Informationen

Anforderungen an den Bewerber

Erweiterte Kenntnisse: Bestandskontrolle (Lagerwirtschaft), Kalkulation, Kundenberatung, -betreuung, Reklamationsbearbeitung, Social-Media-Kommunikation, E-Commerce, E-Business, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Lagerorganisation, -verwaltung, Lagerwirtschaft, Transport- und Lagertechnik, Versand, Versandpapiere erstellen, Lagerverwaltungssysteme, Zahlungsverkehr, Warenannahme, Wareneingangskontrolle, Besprechungsvorbereitung, -organisation, Büroorganisation, Büromanagement, Inventur, Korrespondenz, Kommissionieren, Postbearbeitung, Sortimentsgestaltung

Expertenkenntnisse: Buchführung, Buchhaltung, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Eingangsrechnung (bearbeiten etc.), Einkauf, Beschaffung

Zwingend erforderlich: Ausgangsrechnung bearbeiten