Office Manger (m/w/d) in Teilzeit 20-30 Std./Wo (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Weitere Berufsbezeichnung

Officemanagement; Bürokaufmann/-frau; Büroassistent/in

Stellenbeschreibung

Deine Aufgaben

• Du übernimmst die eigenverantwortliche Koordination des Büroalltags, des Empfangs und

betreust unsere Telefonie

• Du unterstützt die Teams in der Verwaltung administrativ und organisatorisch im Tagesgeschäft (z.B. Korrespondenz, Auftragsbearbeitung, Rechnungsstellung)
• Verwaltest den Postein-/-Ausgang, die strukturierte Ablage und übernimmst die Organisation von Bestellungen der Verwaltung
• Mit deinem Organisationstalent planst Du Geschäftsreisen, Meetings und Gäste-Besuche
• Bist die erste Ansprechperson für Gebäude- und Flächenmanagement, koordinierst Dienstleister
• Übernimmst kleinere hauswirtschaftliche Tätigkeiten sowie die allgemeine Ordnung im Büro und im Gebäude

Das bringst Du mit

• Du bringst eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit; gerne auch Wiedereinstieg aus der Elternzeit
• Durch deine Erfahrung im Office Management, Assistenz oder in der Verwaltung kannst du dein Organisationstalent nachweisen.
• Du kommunizierst klar, professionell und freundlich und behältst auch in lebhaften Bürosituationen den Überblick.
• Du arbeitest gerne eigenständig, zuverlässig und organisiert und hast Freude daran, Abläufe effizient zu gestalten und Verantwortung zu übernehmen.
• Mit MS Office, insb. Excel und PowerPoint, gehst du sicher um
• Kommunikationsstärke auf Deutsch (mind. C1), ein professionelles Auftreten und ein Blick für effiziente Abläufe runden dein Profil ab.

Was bieten wir Dir

• Eine abwechslungsreiche Aufgabe im Hightech-Umfeld
• Eine offene Unternehmenskultur mit persönlichem Führungsstil, Kommunikation auf Augenhöhe in einem extrem kooperativen Team
• Die Möglichkeit sehr eigenverantwortlich zu arbeiten
• Eine gute Verkehrsanbindung über die A544 (Abfahrt Würselen) oder die Bus-Linien 1, 7, 31
• Obst, Kaffee und Wasser for free
• Corporate Benefits
• Kostenfreie Parkplätze

Ergänzende Informationen

Anforderungen an den Bewerber

Grundkenntnisse: Buchführung, Buchhaltung, Terminplanung, -überwachung, Büromaterialverwaltung, Präsentationsprogramm PowerPoint (MS Office), Fuhrparkmanagement, Gästebetreuung

Erweiterte Kenntnisse: Telefondienst, Kundenberatung, -betreuung, Sachbearbeitung, Besprechungsvorbereitung, -organisation, Büroorganisation, Büromanagement, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Ausgangsrechnung bearbeiten, Eingangsrechnung (bearbeiten etc.), Auskünfte erteilen, Korrespondenz, Postbearbeitung, Reservierung (Hotel- und Gaststättengewerbe)

Expertenkenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten, Textverarbeitung Word (MS Office)