Secrétaire administratif / administrative (H/F)

Description du poste

Tâches

GESTION ADMINISTRATIVE ET COMMERCIALE

• Accueil téléphonique et physique : clients/commerciaux/transporteurs/chauffeurs: renseignements Calcul des devis
• Gestion du courrier entrant et sortant
• Prise de commande transférée au planning
• Gestion de la caisse et des règlements comptants
• Gestion des code-articles

RH

• Gestion de la badgeuse KELIO, vérification pointage des heures, primes, suivi des absences Gestion et suivi des salaries avec le siège et des demandes des salariés : CP, permis, avances Gestion administrative des intérimaires

EXPLOITATION

• Gestion des tableaux de suivi
• Gestion des EPI
• Envoi de produits pour analyse au laboratoire
• Gestion administrative des livraisons et chauffeurs
• Gestion administrative de la maintenance des machines

BASCULE

• Gestion quotidienne du pont bascule PRECIA (entre 1 et 2 heures par jour) : entrées/sorties de camion, suivi et modification de bon de pesée, création client/chantier/produit/transporteur Remplacement des agents du pont bascule quand ils sont absents
• Suivi des encours commandes avec les BLs
• Gestion à distance d'un site secondaire à Fresnes : contrôle des passages

COMMERCE

• Accompagnement administratif de la relation commerciale et des devis

FACTURATION

• Création client/chantier/produit Gestion des tarifs et de la base client
• Rapprochement et vérification des données (proposition de prix, BLs, bons de commandes, planning Réalisation des tableaux préparatoires clients/article pour facturation
• Logiciel CEGID/QUADRA: saisie des devis, factures, avoirs. Facturation mensuelle (250/300 factures Mise sous plis ou envoi par dématérialisation
• Transfert de la facturation en comptabilité
• Réalisation tableaux de synthèse commerciaux (ventes, flux, matériaux sous Excel
• Suivi des encours clients : transmission des informations client pour les relances clients au siège

FOURNISSEURS

• Réception, vérification, rapprochement BL/factures
• Gestion de la relation administrative avec les fournisseurs, des litiges qualité et éventuels avoir

Rattachement Responsable du site pour la partie opérationnelle

• Le directeur financier pour la partie administrative et financière

• Compétences requises Pack office
• Qualités requises Gestion rigoureuse des priorités, de son organisation et de son planning

• Rigueur constante dans son travail pour éviter des erreurs
• Capacité à travailler plusieurs sujets dans des domaines différents

Description du profil Gestion rigoureuse des priorités, de son organisation et de son planning Rigueur constante dans son travail pour éviter des erreurs Capacité à travailler plusieurs sujets dans des domaines différents