Office manager (H/F)

Description du poste Mettre à jour le fichier « PRESENCE »

-Gérer le courrier des services, dans le respect de la charte graphique

-Assurer l'encadrement des subordonnés dans le déroulement des tâches et activités quotidiennes du secrétariat.

-Rédiger les demandes de mises en route. Créer et suivre les dossiers de frais de déplacements temporaires, au travers le SI FD@Ligne, afférents aux activités du service. Appliquer la réglementation.

-Apporter aux chef de services une aide organisationnelle dans la préparation des réunions (courriel de convocation, PV, participation réunion)

-Prise en charge des aspects logistiques et des moyens matériels du service (commandes fournitures, véhicules avec SI Eureka

-Établir des actes administratifs(suppléance, procuration, désignation).

-Faire le pointage, SAJ, FIJ ainsi que les CRAS.

-Effectuer les effectifs rationnaires et tenir à jour le trombinoscope de la CIE.

-Assurer un rôle de conseil auprès des chefs de sections et cellules.

-Prendre note des ordres auprès du CDU et les transmettre à tous les personnels de la CIE par courriel et les noter sur le cahier d'ordres.

-Rédiger les notes de demande d'habilitation pour l'armurerie et l'atelier APC du quartier Joffre.

-Établir les demandes d'accréditation munitionnaire

Description du profil

• Connaissance dans le domaine du secrétariat général, ou poste de traitant administratif nécessitant des connaissances de rédaction et gestion de documents.
• Utilisation WORD, EXCEL.