Office Manager (H/F)

Rattaché(e) directement au Président du Groupe, vous occupez un poste clé au sein d'une fonction transversale et centrale.

Vos missions

Administration générale et soutien à la direction

• Gestion des tâches administratives quotidiennes (courrier, fournitures, prestataires de services généraux)
• Organisation logistique (gestion des locaux, des équipements et des événements internes)
• Assistanat de direction (gestion de l'agenda, des déplacements et organisation des réunions)

Gestion des ressources humaines

• Suivi administratif des dossiers du personnel (contrats, avenants, formalités d'embauche et de départ) en partenariat avec le cabinet RH
• Gestion des congés, absences et temps de travail en coordination avec les responsables opérationnels
• Interface avec le service de paie
• Application des procédures spécifiques à la Convention Collective

Interface comptable et financière

• Collecte et transmission des documents comptables via les outils du Groupe
• Suivi des flux administratifs entre les différentes entités du Groupe
• Premier niveau de contact avec l'expert-comptable

Affaires juridiques du groupe

• Suivi des mandats, contrats et échéances contractuelles au sein des différentes entités du Groupe
• Classement et mise à jour des documents juridiques (statuts, baux, polices d'assurance)
• Veille et alerte sur les échéances (renouvellements, résiliations, obligations déclaratives)

Collaboration avec les prestataires externes

• Banque, prestataires de services généraux et techniques

Gestion des assurances et des sinistres

• Suivi et gestion des contrats d'assurance du Groupe
• Coordination de la gestion des sinistres avec les différents responsables du Groupe
• Interface avec les courtiers et les compagnies d'assurance

Pilotage de projets transversaux

• Suivi administratif des projets de rénovation ou de certification des établissements, en collaboration avec les équipes internes et les prestataires externes
• Coordination des plannings et des livrables administratifs liés à ces projets

Enjeux et responsabilités

• Garantir la fiabilité et la fluidité de l'information administrative, RH, comptable et juridique au sein du Groupe
• Veiller au respect des obligations légales et réglementaires dans la gestion des dossiers administratifs, contractuels et d'assurance
• Servir de relais essentiel entre la direction, les responsables opérationnels et les partenaires externes (banque, assureurs, expert-comptable, prestataires RH)
• Contribuer à la coordination efficace entre les différentes entités du Groupe

Ce que nous proposons

• Poste polyvalent et porteur de responsabilités au sein d'un groupe hôtelier indépendant en pleine croissance
• Cadre de travail situé au cœur de Bordeaux
• Proximité directe avec la direction du Groupe
• Rémunération adaptée au profil et à l'expérience + avantages (mutuelle, titres restaurant, transport)

• Bac+3/4 minimum en gestion ou administration des entreprises, ou expérience professionnelle équivalente.
• Expérience significative sur un poste similaire, de préférence dans un environnement multi-entités ou multi-sites.
• Exigence de rigueur, d'autonomie et d'une discrétion irréprochable.
• Excellente aptitude au dialogue et à la collaboration avec des interlocuteurs diversifiés (comptables, services juridiques, ressources humaines, prestataires externes).
• Maîtrise des outils bureautiques courants ; la connaissance du logiciel Pennylane constitue un atout supplémentaire.