Secrétaire médical (H/F)

Mission du service

Les services universitaires de santé étudiante (SSE) ont vocation à s'adresser à l'ensemble des étudiants de leur territoire en leur offrant un accès à la prévention et au soin. Tous les étudiants inscrits dans les établissements

du territoire conventionnés avec le SSE ont accès à ses services. Le SSE, par sa prise en charge médico psycho sociale, favorise l'accès aux droits à la santé et contribue à la

réussite des étudiants.Pour renforcer sa capacité d'agir, le SSE développe une démarche partenariale avec l'ensemble des acteurs de soins et avec les collectivités locales.

Activités principales de l'agent

La/le secrétaire médical.e exerce ses missions au sein du Centre de Santé, en lien étroit avec l'équipe pluriprofessionnelle (médecins, infirmiers, auxiliaires médicaux, psychologues, diététiciens, sages-femmes, chargés de prévention, etc.). Elle contribue à la qualité de l'accueil des usagers, à la gestion administrative des parcours de soins et au bon fonctionnement du Centre de Santé.

1. Accueil des usagers et gestion des rendez-vous

Dans le cadre des activités de la maison de la santé, La/le secrétaire médical.e assure

• L'accueil physique et téléphonique des usagers (étudiants, personnels et patientèle de ville) dans une démarche de qualité de service.
• L'information, l'orientation et l'accompagnement des usagers vers les professionnels de santé ou les partenaires adaptés.
• La gestion des agendas des professionnels de santé (consultations, soins, actions de prévention, réunions).
• La prise, la modification et l'annulation des rendez-vous via l'agenda en ligne
• La gestion des éventuelles convocations des étudiants dans le cadre des consultations de prévention, des campagnes de vaccination ou des actions de santé publique.
• La gestion des situations d'urgence administrative en lien avec les professionnels de santé

1. Gestion administrative du parcours patient

La/le secrétaire médical.e participe à la gestion administrative des prises en charge

• Créer, mettre à jour et assurer le suivi des dossiers administratifs des patients.
• Vérifier les droits des patients (Assurance Maladie, mutuelle, CSS, AME, etc.).
• Numériser, classer et archiver les documents administratifs et médicaux selon les procédures en vigueur.
• Assurer la gestion des courriers, comptes rendus, certificats, prescriptions et documents médicaux.
• Garantir la confidentialité des données de santé et le respect du secret professionnel.
• Assurer le suivi administratif des consultations, des examens complémentaires et des orientations.

Connaissances

• Formation de secrétaire médicale (titre professionnel, diplôme ou expérience significative).
• Bonne connaissance du fonctionnement d'un centre de santé ou d'une structure de soins.
• Connaissance des règles relatives au secret médical, au RGPD et à la confidentialité des données de santé.
• Maîtrise des nomenclatures, de la terminologie médicale et des principaux dispositifs de prise en charge (Assurance Maladie, mutuelles, tiers payant).
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) et des logiciels métiers (DOCTOLIB, logiciel de dossier patient informatisé).
• Anglais : niveau B1 minimum apprécié, notamment pour l'accueil des étudiants internationaux.

Savoir-faire

• Accueillir, informer et orienter les usagers avec professionnalisme.
• Organiser et gérer les agendas des professionnels de santé.
• Assurer la gestion administrative des dossiers patients.
• Prioriser les demandes et gérer plusieurs tâches simultanément.
• Rédiger des courriers, comptes rendus et documents administratifs.
• Utiliser les logiciels métiers et les outils numériques.
• Travailler en équipe pluriprofessionnelle.
• Communiquer avec les différents interlocuteurs internes et externes.
• Respecter les procédures administratives et les délais.