Assistant(e) administratif(ve) et opérationnel(le) - Ingénierie (H/F)

Au sein de notre bureau d'études spécialisé dans l'ingénierie des fluides et de l'environnement composé d'une équipe de 7 personnes à Meyreuil (13), vous assurez le bon fonctionnement administratif de l'agence et accompagnez les équipes techniques tout au long de la vie des projets.

Véritable support des ingénieurs, des chargés d'affaires et de la direction, vous intervenez aussi bien sur le suivi administratif et financier des opérations que sur la préparation des candidatures, l'organisation de la vie de l'agence et la gestion des relations avec nos clients, partenaires et fournisseurs.

Ce poste polyvalent nécessite rigueur, sens de l'organisation, autonomie et aisance relationnelle. Vous évoluerez dans un environnement dynamique où la capacité à gérer simultanément plusieurs sujets est essentielle.

Vos principales missions

1. Gestion des appels d'offres et des candidatures :

• Veille et identification des opportunités de consultation
• Constitution et mise en forme des dossiers de candidature
• Adaptation des références et des profils d'équipe aux projets
• Mise à jour des bases de données de références
• Suivi des remises d'offres et des échéances
• Assistance aux équipes dans le montage des réponses commerciales

1. Support opérationnel aux projets :

• Assistance administrative aux chefs de projet et chargés d'affaires
• Rédaction et mise en forme de courriers, comptes-rendus, ordres de service et documents contractuels
• Suivi des commandes, visas, signatures et échanges avec les entreprises
• Gestion administrative des dossiers en phase études et travaux
• Relances auprès des entreprises, partenaires et clients

1. Administration générale de l'agence :

• Accueil téléphonique et physique des interlocuteurs
• Gestion du courrier et des fournitures
• Organisation des déplacements professionnels (transport, hébergement)
• Appui logistique aux réunions, séminaires et événements de l'entreprise
• Participation à l'organisation des événements internes et des actions de communication de l'agence

1. Gestion administrative et financière :

• Saisie et suivi des commandes dans l'ERP de l'entreprise
• Préparation et émission des factures clients
• Suivi des contrats, avenants et sous-traitances
• Participation au suivi du prévisionnel de facturation
• Relance des règlements et suivi des encaissements
• Coordination avec le Responsable Administratif et Financier

Conditions du poste

• Contrat à durée indéterminée (CDI)
• Temps plein de 35 heures hebdomadaires (Possibilité d'un temps partiel à 80 % si souhaité)
• Poste basé principalement en présentiel afin de garantir la proximité avec les équipes et la réactivité nécessaire au fonctionnement de l'agence
• Télétravail occasionnel possible selon les besoins et l'organisation du service