Assistant de Direction Administrative & Financière (H/F)

Finalité du poste

• Rattaché(e) directement à la Direction Générale, vous assurez le bon fonctionnement administratif, financier et organisationnel de plusieurs sociétés du groupe.
• Vous êtes le garant de la fiabilité des informations, de la qualité des données, du respect des échéances et de la fluidité de l'organisation quotidienne de la Direction.
• Votre rôle consiste à permettre à la Direction de se concentrer sur les décisions stratégiques en lui fournissant des informations fiables, structurées et actualisées.

Vos principales missions

1. Gestion administrative et assistanat de direction

• Gérer l'agenda de la Direction.
• Organiser les rendez-vous, réunions et déplacements.
• Préparer les dossiers nécessaires aux réunions.
• Assurer le suivi des échéances importantes.
• Organiser les priorités quotidiennes.
• Assurer le classement et l'organisation documentaire.
• Gérer les courriers administratifs.
• Préparer les documents nécessaires aux différentes démarches administratives.

1. Gestion financière et administrative

Pour plusieurs sociétés du groupe

• Contrôler les factures fournisseurs.
• Émettre les factures clients et appels de fonds.
• Assurer le suivi des règlements clients et fournisseurs.
• Veiller à la bonne affectation des dépenses.
• Vérifier la cohérence des données financières.
• Assurer le suivi des encaissements et décaissements.
• Participer à la préparation des éléments destinés au cabinet comptable.
• Mettre à jour les tableaux de suivi financier.

1. Trésorerie et suivi des indicateurs

Vous êtes responsable de la fiabilité des données permettant le pilotage financier.

À ce titre, vous

• mettez à jour le flux de trésorerie ;
• mettez à jour les tableaux d'atterrissage ;
• assurez le suivi des échéances financières ;
• contrôlez la cohérence des données comptables ;
• identifiez les anomalies ou incohérences ;
• garantissez la qualité des informations transmises à la Direction.

Vous ne réalisez pas les analyses financières ; votre mission est de garantir la qualité et la fiabilité des données.

1. Automatisation et amélioration continue

Vous êtes force de proposition afin de gagner du temps et de fiabiliser les processus.

Vous devrez notamment

• créer des tableaux Excel automatisés ;
• développer des outils de suivi performants ;
• automatiser les mises à jour lorsque cela est possible ;
• améliorer les processus administratifs ;
• réduire les ressaisies et les risques d'erreur ;
• documenter les procédures mises en place.

Une excellente maîtrise d'Excel est indispensable.

1. Production documentaire

Vous accompagnez la Direction dans la préparation de nombreux supports.

Vous serez amené(e) à

• rédiger des courriers et des e-mails professionnels ;
• préparer des comptes rendus de réunion ;
• réaliser des présentations PowerPoint ;
• mettre en forme des notes de synthèse ;
• produire différents documents administratifs ;
• préparer des dossiers destinés aux partenaires, clients ou banques.

1. Études et recherches

Selon les besoins de la Direction, vous réalisez différentes études

• recherches réglementaires ;
• comparatifs ;
• analyses documentaires ;
• recherches fournisseurs ;
• études de marché ;
• préparation de dossiers d'aide à la décision.

Compétences indispensables

• Excellente maîtrise d'Excel (fonctions avancées, tableaux croisés dynamiques, Power Query/BI apprécié).
• Très bonne maîtrise du Pack Office (Word, PowerPoint, Outlook).
• Excellentes capacités rédactionnelles.
• Très bonne expression écrite et orale.
• Bonne compréhension des mécanismes comptables et financiers.
• Sens de l'organisation et des priorités.

Nous recherchons un collaborateur(trice) de confiance capable

• d'anticiper les besoins ;
• d'organiser le travail de la Direction ;
• de produire des informations fiables et exploitables ;
• d'être garant(e) de la qualité des données ;
• d'améliorer les outils.