ASSISTANT DE DIRECTION - 85% (H/F)

CCAS de la Ville des HERBIERS (16 600 habitants) - Vendée

Le CCAS de la Ville des HERBIERS est un établissement public dynamique qui compte près de 250 agents au service de la population. Fort de ses 3 résidences et de sa cuisine centrale, le Centre Communal d'Action Sociale recrute un Assistant de direction (H/F) à 85 %.

Cadre d'emplois de catégorie C : Adjoint Administratif territorial

Missions

En collaboration étroite avec la directrice du CCAS et du CIAS, vous assurez les activités suivantes

Activités

Activités principales

• Assistant de direction
• Assiste la directrice du CCAS et du CIAS, en particulier la gestion de l'agenda
• Met en forme les supports divers du service
• Effectue la préparation du conseil d'administration du CCAS

• o Recense les projets de délibération
• o Elabore la note de synthèse à partir des projets de délibération
• o Rédige la convocation
• o Organise la tenue du conseil : préparation de salle, s'assure de la présence du quorum
• o Prépare le document de présentation du conseil sous forme de PPT
• o Assiste au CA
• o Rédige le CR
• o Met à la signature les délibérations, les transmet, et les diffuse aux services concernés

• Assure l'accueil téléphonique du service administratif
• Gère la réception du courrier et des mails des services du CCAS et du CIAS
• Assure le suivi du planning du service
• Assistant du pôle juridique

• o Sous la responsabilité du service juridique, prépare les courriers d'attribution ou de suivi des marchés
• o Mise en signature et récupération des courriers / documents sur le parapheur électronique
• o Publie sur la plateforme marchés sécurisés au besoin

• Gestion financière :

• o Gère la commande des fournitures de bureau, et des abonnements du CCAS et du CIAS
• o Suit le budget abonnement, et fournitures d'entretien du bâtiment
• o Assure le suivi budgétaire et comptable du budget FONCTIONNEMENT du CCAS principal : engagements, bons de commande, mandatement.)

• Communication :

• Met à jour les organigrammes des services
• Fais le lien avec le service communication sur tous les évènements liés au CCAS et au CIAS

• Gestion de La Ruche (intranet) :

• Gestion des nouveaux arrivants et des sorties des agents du CCAS et du CIAS
• Rédige les articles relatifs au CCAS et au CIAS (hors éléments RH)
• Activité secondaire
• REFLEXION / DEPLOIEMENT D'UNE ARBORESCENCE INFORMATIQUE / TRAVAIL SUR L'ARCHIVAGE INFORMATIQUE DU CCAS et du CIAS / SUR LE PARTAGE DES DONNEES
• Vous collaborez avec tous les services du CCAS, du CIAS et les partenaires extérieurs
• Lieu d'affectation : CCAS des Herbiers

Horaires et conditions de travail

9h00-13h00 et 14h00-18h00 avec aménagement ATT selon les rythmes en vigueur dans la collectivité

Profil recherché

• Titulaire d'un BTS Comptabilité, gestion ou G.E.A.
• Expérience sur un poste similaire souhaitée
• Qualités d'écoute, disponibilité et adaptabilité