Assistant administratif et commercial / Assistante administrative (H/F)

Pour notre agence de Saint-Nazaire, nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) et commercial(e).

Vous devrez

• -Développer et fidéliser le portefeuille clients;
• -Assurer les délais pour assurer le traitement de chaque vente et commande, de la facture jusqu'à la livraison;
• -Répondre à toutes les demandes internes et externes liées aux documents en cours;
• -Prendre rendez-vous et gérer les plans de vente;
• -Participer aux réunions préparatoires des opérations de vente;
• -Mettre à jour la base de données clients;
• -Mettre à jour le tableau des ventes statistiques;
• -Transmettre les offres commerciales aux clients;
• -Gestion des dossiers des salariés;
• -Suivi des contrats de travail;
• -Vérification et transmission des éléments de paie au cabinet comptable.

Création des dossiers

• -Créer les chantiers dans le logiciel devis/facture de l'entreprise;
• -Créer le devis de base;
• -Clôturer les chantiers.

Devis

• -Créer les clients sous le logiciel devis/facture de l'entreprise;
• -Créer le devis : vérifier les montants, les comptes de vente;
• -Enregistrer les acomptes.

Facturation

• -Emettre la facture : transférer la commande client en facture dans le logiciel devis/facture de l'entreprise;
• -Transmettre la facture au client;
• -Imprimer la facture pour le classeur des ventes;
• -Effectuer les relances clients : téléphonique et courrier;
• -Réaliser les situations de travaux : tableau Excel et/ou le logiciel devis/facture de l'entreprise;
• -Effectuer les demandes de cautions bancaires et effectuer les demandes de main levées;
• -Envoyer les situations aux clients.

Suivi administratif

• -Mettre à jour et envoyer les documents administratifs aux clients;
• -Archivage des dossiers;
• -Suivi des dossiers Qualibat.

Comptabilité

• -Enregistrement des règlements clients/fournisseurs;
• -Emission des factures clients, le suivi des paiements et le traitement des encaissements;
• -Pointage des comptes clients;
• -Etablissement de tableaux de bord;
• -Relances en cas de retard de paiement.

Secrétariat courant

• -Gestion du courrier;
• -Accueil téléphonique;
• -Accueil physique;
• -Organisation de plannings;
• -Gestion des commandes de fournitures;
• -Photocopies et différentes activités de classement / archivage;
• -Vérification et la distribution des fiches de paie.

Votre profil

• -Vous justifiez de 1 à 2 ans d'expérience sur un poste à la fois administratif et commercial
• -Vous maitrisez IMPERATIVEMENT les outils bureautiques (Word,Excel,etc)
• -Vous savez être force de conviction et vous ne craignez pas les défis
• -Vous êtes orienté satisfaction client, faites preuve de rigueur et disposez d'une capacité d'analyse.
• -Vous êtes surtout dynamique, proactif et réactif.
• Poste à pouvoir immédiatement.