Standardiste (H/F)

Vos missions principales seront

• Assurer l'accueil téléphonique et physique de l'office, orienter les clients et partenaires vers les bons
• interlocuteurs, et contribuer au bon fonctionnement administratif de l'étude, dans le respect de la
• confidentialité inhérente à l'activité notariale.
• Activités principales
• Accueil téléphonique
• Réceptionner, filtrer et orienter les appels vers les notaires, clercs et collaborateurs
• Prendre les messages avec précision (identité, objet, coordonnées, dossier concerné) et les
• transmettre sans délai
• Renseigner les appelants sur les informations générales (horaires, pièces à fournir,
• avancement sur instruction du collaborateur en charge)
• Gérer les situations d'attente et les interlocuteurs difficiles avec courtoisie
• Accueil physique
• A l'ouverture allumer les ordinateurs des salles de signature et veiller à leur tenue
• Accueillir les clients, les installer en salle d'attente, prévenir les collaborateurs concernés
• Vérifier les rendez-vous et tenir le planning des salles de signature
• Réceptionner les plis, courriers recommandés et remises de pièces contre récépissé
• Tâches administratives associées
• Trier et distribuer le courrier entrant, affranchir le courrier sortant
• Numériser et enregistrer les documents entrants dans le logiciel de l'étude (iNot / Genapi)
• Prendre des rendez-vous et tenir à jour les agendas partagés
• Gérer les fournitures d'accueil et veiller à la bonne tenue des espaces de réception
• Compétences requises

Savoir-faire

• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) et d'un standard multilignes
• Excellente expression orale et écrite en français
• Prise de messages fiable et gestion simultanée de plusieurs flux
• La connaissance du vocabulaire notarial et du logiciel iNot / Genapi est un plus
• Savoir-être
• Discrétion absolue et respect du secret professionnel
• Présentation soignée, sens du service et de la diplomatie
• Rigueur, ponctualité, calme face à l'affluence
• Une première expérience en environnement juridique (étude, cabinet d'avocats, huissier) ou en milieu médical (cabinet médical, clinique secrétariat hospitalier) appréciée.
• L'employeur participe aux frais de transport en commun