Assistant commercial / Assistante commerciale et appels d'offres (H/F)

Placé()e sous la responsabilité directe de Cédric VALLEE, responsable d'agence et en lien avec le service administratif et financier de l'agence.

Vous serez l'interface entre clients, agents de terrain, commerciaux et direction. Assurerez le suivi commercial et administratif au quotidien. La partie comptable sera occasionnelle, de même que le suivi de certains dossiers techniques spécifiques.

Vos Missions

1. Commerciale et Administrative (principale)

Accueil et relation client

• Accueil physique et téléphonique des clients, prospects et fournisseurs
• Réception des demandes et orientation selon le service concerné
• Information clients sur l'état des commandes, délais et tarifs
• Gestion des demandes spécifiques et résolution de problèmes
• Gestion et envoi des demandes de certificats de capacité auprès des clients

Gestion Commerciale

• Gestion de la base Clients
• Étude commerciale et technique des demandes clients (produits
• disponibles, coût, délai, faisabilité)
• Rédaction des devis et suivi
• Réception, enregistrement et référencement des commandes
• Enregistrement sur ZEENDOC
• Gestion et suivi des contrats de sous-traitance
• Transmission des informations aux commerciaux terrain
• Facturation des commandes clients après validation des bons de commande
• Préparation des RDV et suivi des dossiers clients
• Relance des règlements clients

Gestion des Fournisseurs

• Passation des commandes fournisseurs en fonction des besoins internes et des commandes clients
• Suivi des livraisons : dates, quantités, qualité et conformité des produits
• Réception et vérification des produits : contrôle des bons de livraison et conformité avec la commande
• Relance fournisseurs en cas de retard, problème de qualité ou d'erreur de livraison
• Gestion administrative des fournisseurs : mise à jour des contacts, contrats et conditions de paiement
• Coordination avec le service comptable pour le suivi des factures et règlements fournisseurs
• Veille commerciale et technique : suivi des nouveautés produites
• Vos responsabilités
• Placée sous la responsabilité du responsable de site, en lien avec le service administratif et financier.
• Autonomie : Gestion quotidienne des dossiers clients et fournisseurs, suivi des commandes.
• Responsabilités : Garantir la qualité et la conformité des informations
• transmises, respecter les procédures internes et les obligations légales.
• Les prérequis
• Connaissance des techniques commerciales, de la relation client et de suivi des commandes
• Maîtrise bureautique et logiciels de gestion (Word, Excel, Outlook, SAGE, ZEENDOC)
• Connaissance des procédures internes pour clients et fournisseurs
• Règles de rédaction professionnelle et obligations légales liées aux contrats et documents administratifs
• Rigueur, organisation et méthode dans le suivi des dossiers
• Autonomie et capacité à prendre des initiatives
• Sens du service, relationnel client et satisfaction fournisseur
• Communication claire et synthétique auprès des équipes et direction
• Discrétion et respect de la confidentialité des informations
• Proactivité et capacité à proposer des améliorations ou solutions
• Analyse des demandes clients et proposition de solutions adaptées
• Rédaction et suivi des devis, commandes et factures
• Gestion et suivi des commandes fournisseurs : passation, réception, relances
• Gestion et envoi des demandes de certificats de capacité
• Mise à jour de la base clients/fournisseurs
• Rigueur, organisation et méthode dans le suivi des dossiers
• Autonomie et capacité à prendre des initiatives
• Sens du service, relationnel client et satisfaction fournisseur
• Communication claire et synthétique auprès des équipes et direction
• Discrétion et respect de la confidentialité des informations
• Proactivité et capacité à proposer des améliorations ou solutions