Assistant administratif / Assistante administrative et comptable (H/F)

Facturation Client

• Établir les factures, avoirs, et les envoyer aux clients
• Vérifier les bons de commande, contrats avant facturation
• Suivi des factures non encore envoyées

Encaissement et Relance

• Pointer les règlements reçus : chèques, virements, CB
• Lettrage des comptes clients : faire correspondre facture et paiement
• Relance des impayés : mail, téléphone, mise en demeure
• Proposer des échéanciers si besoin

Comptabilisation

• Saisir toutes les factures clients dans le logiciel compta : Sage, Quadratus, Cegid...
• Saisir les encaissements en banque
• Rapprochement bancaire côté client

Suivi administratif

• Créer et mettre à jour les fiches clients dans le logiciel
• Gérer les avoirs, remises, escomptes
• Classer et archiver les pièces comptables
• Sortir les balances clients, le grand livre client
• Établir les états de suivi : "balance âgée" pour voir qui doit quoi depuis combien de temps
• Préparer les éléments pour la clôture mensuelle/trimestrielle

Interface

• Être le contact des clients pour toute question de facture/paiement
• Faire le lien avec le service commercial si litige

Amélioration continue

• Proposer des outils pour réduire les retards de paiement
• Vérifier la cohérence entre le CA facturé et le CA encaissé

• Compétences clés demandées
• Techniques : Maîtrise Excel, logiciel compta, lettrage
• Qualités : Rigueur, sens du détail, bon relationnel pour les relances
• Connaissances : Procédure de relance (appel téléphonique, mail, mise en demeure), CGV, conditions de paiement