Assistant de la Direction Ressources Humaines et dialogue social (H/F)

Le secrétariat de la Direction des ressources Humaines assure les missions suivantes

1. Organisation et coordination de l'activité de la DRH

• Planifier et coordonner l'activité de la direction et du Directeur et son Adjoint/Chef de Projet (agenda, priorités,

échéances)

• Organiser les réunions
• Assurer le suivi des circuits de validation et le suivi des décisions
• Garantir la continuité et la fluidité du fonctionnement administratif
• Gestion administrative : assurer la gestion documentaire et informationnelle (classement, archivage, traçabilité)

1. Soutien secrétariat auprès du chargé du Dialogue Social

• Recueil et mise en forme des présentations
• Assurer le secrétariat du Comité Social d'Etablissement (CSE) et de la Formation spécialisée en Santé, Sécurité et

Conditions de Travail (F3SCT)

1. Interface, communication et gestion des relations professionnelles

• Assurer l'accueil et le traitement des sollicitations internes/externes
• Informer et orienter les agents et encadrants
• Aide à la proposition de rédaction de courriers, notes

Principales Activités

• Secrétariat
• Accueil téléphonique : prise de rendez-vous, de messages, filtrage des appels
• Gestion des agendas électroniques : organisation de rendez-vous et de réunions (convocations, ordres du jour,
• organisation logistique, mise en place des visioconférences et installation des salles de réunion.).
• Gestion quotidienne du courrier arrivé : ouverture, enregistrement et tri
• Préparation des rendez-vous et des rencontres prévues à l'agenda : préparation des fonds de dossiers et
• documents de travail
• Préparation et suivi des points avec la Direction Générale/ Les Directions / STAFF DRH
• Lien avec les autres secrétariats de direction sur les dossiers en cours
• Rédaction de courrier : projet de courriers, mise en forme des documents et comptes rendus, gestion du courrier
• départ
• Aide à la rédaction et diffusion des notes d'information de la Direction et de service
• Classement pour le DRH (archivage informatique)
• Bons travaux avec le logiciel COSWIN et gestion des commandes de matériels pour la DRHDS en lien avec les
• responsables de services
• Gestion des réservations des salles de réunion du 5ème étage
• Gestion Chronos des cadres de la DRH et du Directeur et élaboration d'un calendrier des vacances des cadres
• Commandes florales pour les obsèques des agents du GHH
• Suivi des Situations individuelles (SI)
• Alimentation des tableaux de suivi des agents (SI) par diverses informations recueillies suite aux PV de réunions
• auxquelles participe le DRH : point DRH-DS, dialogues RH, point DRH-SST.
• Elaboration d'un calendrier annuel pour les différentes réunions de suivi de situations individuelles : point SI,
• RAME, point DRH-SPST, dialogue de gestion RH.
• Elaboration des ordres du jour des points DRH-SPST et points de situations individuelles,
• Préparation des dossiers pour toutes les réunions de suivi des SI,
• Planification des entretiens individuels avec le DRH ou des entretiens pré disciplinaires,
• Préparation des courriers d'invitation à la présentation du dispositif PPR.
• Instances : soutien au chargé(e) du Dialogue Social
• Préparation des convocations individuelles des représentants du personnel à l'instance,
• Envoi de l'ordre du jour et des convocations aux représentants du personnel dans les délais règlementaires,
• Mise en forme de tous les documents préparatoires,
• Envoi des documents préparatoires aux représentants du personnel dans les délais règlementaires
• Préparation matérielle de la réunion

Connaissances et expériences

• Très bonne maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, PowerPoint), de l'agenda et messagerie électronique
• (Outlook) et Internet (recherche de documentation sur le Web),
• Excellente maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit
• Expérience professionnelle similaire confirmée
• Connaissance du milieu hospitalier