Responsable administratif / Responsable administrative et de gest (H/F)

• Management et organisation

• o Encadrement des équipes Admissions et AMA: plannings, évaluations, objectifs, gestion des conflits
• o Définition/mise à jour des fiches de poste, participation aux recrutements avec la coordinatrice
• o Accueil, formation et accompagnement des nouveaux arrivants; plan de formations; animation de réunions
• o Appui supplétif sur la gestion des plannings (accueil général, hospitalisations sous contrainte) en l'absence des responsables
• o Réorganisation des secrétariats avec la coordinatrice

• Gestion médico-administrative et réglementation

• o Contrôle et suivi des dossiers d'hospitalisations sous contrainte, isolement et contention
• o Contrôle et suivi des décès et de l'état civil; gestion des archives (destruction réglementaire)
• o Veille réglementaire et garantie du respect des procédures

• Parcours patient et projets

o Étude et réorganisation des secrétariats médicaux; analyse des besoins en AMA (avec contrôle de gestion, DAFC, DRH)

o Suivi mensuel des effectifs avec la DRH; participation CELLULE AIME (CLM, CLD, reconversion)

o Refonte du circuit administratif: pré-consultations, pré-admissions (bornes d'accueil), développement des pré-admissions en ligne avec l'AAH facturation

o Gestion des chambres particulières (circuit, consentements, procédures, liens avec les soins)

o Suivi du parcours de soins avec les cadres supérieurs; cotation NGAP/CCAM avec l'AAH facturation

o Suivi des dossiers spécifiques: ALD, AT/MP, IVG.

o Pilotage des services déconcentrés faisant la prise en charge administrative

o Suivi/déploiement des évolutions logicielles: Doctolib, télésurveillance, reconnaissance vocale; rédaction de SMS avec référents DPI; formation et accompagnement des médecins à la reconnaissance vocale

o Déploiement de la téléexpertise (Omnidoc) avec l'AAH facturation et la CPTS; suivi des statistiques métiers

o Rédaction, mise à jour et diffusion des procédures et modes opératoires

• Identito-vigilance

• o Contribution au déploiement de l'INSi
• o Gestion des problèmes d'identité, suivi des doublons/erreurs
• o Travail en lien avec la responsable identito-vigilance (qualification)

• Facturation et recouvrement (en lien avec le service facturation)

• o Élaboration de procédures pour dossiers sensibles: E11, AME, AMU, patients étrangers, payants (acomptes, engagements de paiement)
• o Suivi des dossiers sensibles avec l'AAH facturation
• o Suivi des débiteurs via 4Axes, conventions mutuelles
• o Suivi Happytal (consentements chambres particulières)
• Profil recherché

• Savoir-faire et savoir-être: animation d'équipe, excellent relationnel, discrétion, maîtrise de soi, communication, initiative et sens des responsabilités, capacités d'analyse/synthèse/optimisation, priorisation et gestion de l'urgence, gestion de l'accueil difficile (empathie, diplomatie, tolérance), gestion des conflits, disponibilité, mobilité, polyvalence, forte capacité d'adaptation
• Compétences: très bonne maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers; connaissance des circuits de facturation et des référentiels NGAP/CCAM appréciée; appétence pour la conduite de projets et la transformation digitale
• Expérience: encadrement d'équipes administratives hospitalières souhaité; expérience en psychiatrie et/ou identito-vigilance est un plus

Contrat et temps de travail

• Forfait jour, amplitude 8h-18h
• Repos fixes
• Congés en roulement avec la coordinatrice des secrétariats et la responsable de l'accueil général
• Poste susceptible d'évoluer selon les besoins du service
• CDI ou Mutation