Assistant(e) de Direction - Direction Générale (H/F)

Assister la directrice générale de l'établissement et son attaché d'administration dans l'organisation de leur agenda, la gestion des appels téléphoniques, le suivi des instances, ainsi que les relations avec les professionnels de l'établissement et les partenaires du territoire.

La direction est ouverte de 9H à 17H00, du lundi au vendredi.

38 heures par semaine ; CA, RTT.

Poste situé à Neuilly-sur-Marne. Des déplacements ponctuels sur les différents sites de l'établissement peuvent être nécessaires.

Missions d'accueil

Accueil physique et téléphonie

Missions d'agenda

Gestion de l'agenda de la directrice générale

• Invitations réunions
• Organisation de rendez-vous & entretiens
• Lien avec autres directions et chefs de pôle
• Gestion de déplacements

Gestion des instances & réunions institutionnelles

• Préparation et organisation du Directoire
• Préparation et organisation du Conseil de Surveillance
• Préparation et organisation Comité direction
• Préparation et organisation de la réunion d'encadrement et de gouvernance

• Invitations, réservation de la salle, formalisation ordre du jour, constitution des dossiers, compte-rendu, .
• Gestion du courrier

• Réception, tri, distribution du courrier papier
• Mise en place d'un suivi informatisé des courriers et des réponses apportées

Mise en forme

• Saisie et mise en forme d'écrits professionnels, de courriers, de compte-rendu
• Notes d'information
• Suivi des décisions

Gestion du temps

• Intégration des congés des directeurs adjoints dans le logiciel Agiltime
• Mise à jour des gardes administratives dans la valise de garde

Classement / archivage

• Enjeu autour du classement dématérialisé sur le réseau

Missions annexes

• Gestion stock et commande de fournitures, papeteries, mobiliers
• Publication sur intranet

Missions spécifiques

• Certaines missions spécifiques peuvent être effectuées à la demande de la directrice générale et de l'attaché d'administration.

Savoirs faire et savoir être

• Sens de la confidentialité et de la discrétion
• Compétences rédactionnelles solides
• Etre disponible et à l'écoute
• Etre méthodique et rigoureux
• Etre autonome et polyvalent
• Capacité à travailler en équipe
• Savoir optimiser les informations (les recueillir dans toutes situations et les diffuser)
• Maîtriser les outils informatiques (Word - Excel - Internet - AgileTime)